Playbooks: padronize e automatize grupos de tarefas
Playbooks são agrupamentos de tarefas — pensados para processos que você executa sempre da mesma forma e no mesmo padrão. Por exemplo:
- Onboarding de novos clientes;
- Follow-up de vendas;
- Processos internos da sua empresa ou relacionados ao próprio cliente.
Em vez de criar as mesmas tarefas manualmente toda vez, você monta o playbook uma única vez — com tarefas, responsáveis e descrições padrão — e o executa quantas vezes precisar.
A área de Playbooks (dentro do menu Tarefas) tem duas abas: a lista, onde você monta os seus playbooks, e Execuções, onde acompanha as rodadas.
Criando um playbook
- Acesse Tarefas → Playbooks.
- Clique para adicionar um novo playbook. Você tem três formas de começar:
| Forma | Como funciona |
|---|---|
| Do zero | Comece com um playbook em branco e adicione as tarefas manualmente |
| Templates | Escolha um template pronto e personalize como quiser |
| Gerar com IA | Descreva o objetivo e a IA monta o playbook com base nos recursos da plataforma |
PRINT AQUI #1
Modal Criar playbook, com as três formas de começar: do zero, templates e gerar com IA.
Templates disponíveis: Onboarding de Cliente, Onboarding de Colaborador, Follow-up de Vendas, Qualificação de Lead, Proposta & Fechamento e Sucesso do Cliente — cada um já vem com suas tarefas, que você personaliza livremente.
Na geração com IA, você informa o nome do playbook (nomes específicos funcionam melhor) e pode adicionar instruções adicionais — por exemplo, "máximo de 6 passos, começar com uma ligação, incluir uma reunião de kickoff".
Configurando as tarefas do playbook
No editor do playbook, cada tarefa tem:
- Descrição da tarefa;
- Tipo;
- Prazo (em dias);
- A partir de — se o prazo conta do início do playbook ou da tarefa anterior;
- Prioridade;
- Responsável padrão.
Use + Adicionar Tarefa para incluir novas tarefas e arraste para reordenar.
PRINT AQUI #2
Editor do playbook, com a lista de tarefas e os campos de tipo, prazo, prioridade e responsável padrão.
Iniciando um playbook
Há várias formas de colocar um playbook para rodar:
1. Pelo botão Iniciar playbook
Na aba Execuções, clique em Iniciar playbook (à direita). Vincule a um cliente ou contato do CRM, defina um título, escolha qual playbook será utilizado e o seu início. Pronto — o agrupamento de tarefas é criado. ✅
2. Pela barra "/" nas conversas
No menu de Conversas, digite "/" e associe um playbook àquela conversa e ao cliente.
3. Nas oportunidades e nas tarefas
Você também pode associar playbooks diretamente a uma oportunidade do CRM ou a uma tarefa.
4. Automaticamente, por etapa do CRM
Você pode fazer com que uma etapa da pipeline ative um playbook de forma automática — por exemplo, ao mover um lead de Qualificando para Qualificado, as tarefas do playbook são criadas sozinhas.
Isso é feito em Automações. Crie uma automação com:
- O gatilho Oportunidade entrou na etapa, apontando para a etapa que deve disparar;
- A ação Iniciar playbook, escolhendo qual playbook será executado.
A partir daí, toda oportunidade que entrar naquela etapa recebe automaticamente as tarefas do playbook.
💡 Playbook não é um vínculo à parte da pipeline. Iniciar um playbook é uma das ações que qualquer automação pode executar — então dá para combiná-la com outras condições e ações no mesmo fluxo.
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Modal de automação por etapa, com a seleção de etapa da pipeline e o playbook associado.
Acompanhando as execuções (Execuções)
Na aba Execuções, você acompanha todos os playbooks em execução. Para cada um, a tabela mostra o nome (cliente/contato), o playbook utilizado, os responsáveis, a última atividade, o progresso de tarefas concluídas, o status e as tarefas atrasadas.
No menu à esquerda:
- Views — filtre por Todas as execuções, Ativas, Atrasadas ou Concluídas recentemente;
- Playbooks — filtre por tipo de playbook, vendo todas as execuções ativas daquele tipo.
Clicando em uma execução, você verifica o andamento de todas as suas tarefas.
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Aba Execuções, com a tabela de execuções e os filtros de views e de tipo de playbook.
Como saber que deu certo
- O playbook iniciado aparece em Execuções, com a barra de progresso das tarefas;
- As tarefas criadas por ele aparecem no Inbox e no board dos responsáveis.
Problemas comuns
Movi um contato para a etapa e as tarefas não foram criadas
Confira em Automações se existe uma automação com o gatilho Oportunidade entrou na etapa apontando para aquela etapa, e com a ação Iniciar playbook escolhendo o playbook certo.
Próximos passos
- Vincule playbooks às etapas-chave das suas pipelines para automatizar o processo de vendas;
- Acompanhe as execuções atrasadas na view Atrasadas da aba Execuções;
- Conheça a tela da tarefa para editar as tarefas criadas pelos playbooks.